Esercizio della funzione notarile

Esercizio della funzione notarile. Il presente testo è stato tratto dal sito del Consiglio Notarile di Modena.

La sede notarile: competenza
La L.N. sancisce il principio della territorialità della competenza notarile, consentendo al notaio di esercitare il proprio ministero nella sede assegnata senza limiti, ponendo varie limitazioni all’esercizio di tale ministero nelle altre sedi notarili situate nell’àmbito dello stesso Distretto di appartenenza, e vietando l’esercizio della funzione notarile fuori dal suddetto Distretto.
Stabilisce dunque l’art. 26, commi 2° e 3°, L.N. che il notaio può recarsi, se richiesto dalle parti, in tutto il territorio del Distretto in cui si trova la sua sede notarile. Il notaio peraltro nei giorni festivi e di mercato non potrà prestare il proprio ministero in altra sede notarile cui siano assegnati non più di due posti, qualora il notaio od i notai titolari vi abbiano permanente dimora. Tale limitazione non trova applicazione qualora al notaio sia richiesto il ricevimento di atti di ultima volontà, o quando il titolare od i titolari non possano esercitare le proprie funzioni per cause di incompatibilità o per impedimenti derivanti da malattia, congedo, sospensione, inabilitazione od interdizione. La violazione dei suddetti divieti viene sanzionata ai sensi dell’art. 147 L.N.
Stabilisce infine l’art. 27, comma 2°, L.N., che il notaio non può prestare il proprio ministero fuori dal Distretto in cui si trova la sua sede notarile. La violazione di tale divieto è sanzionata dall’art. 58, n. 4, L.N. con la nullità dell’atto.

Assistenza
Il notaio, in quanto pubblico ufficiale incaricato dell’esercizio di una pubblica funzione, deve assicurare il funzionamento regolare e continuo del proprio ufficio.
A tal fine, il primo comma dell’art. 26 L.N. stabilisce che il notaio deve tenere aperto uno studio nel Comune assegnatogli, assistendo personalmente allo studio stesso nei giorni della settimana e con gli orari stabiliti dal Presidente della Corte d’Appello previo parere del Consiglio notarile.

L’atto notarile
L’atto notarile è un documento pubblico, e pertanto deve essere redatto, ex art. 2699 c.c., «con le richieste formalità». Il capo primo del titolo terzo della L.N. disciplina con estrema precisione e rigore la forma ed il contenuto dell’atto notarile, e l’attività che il notaio deve porre in essere ai fini della redazione dello stesso.
In particolare, l’art. 51 L.N., dopo avere prescritto l’intestazione “REPUBBLICA ITALIANA”, stabilisce che l’atto notarile deve contenere:
l’indicazione in lettere per esteso dell’anno, mese, giorno, Comune e luogo in cui l’atto è ricevuto
– il nome, cognome, residenza e Collegio notarile di appartenenza del notaio
– il nome, cognome, luogo e data di nascita, domicilio o residenza, e condizione delle parti e dell’eventuale rappresentante, dei testimoni intervenuti ai sensi degli artt. 47 e 48 L.N., e dei fidefacenti
– la dichiarazione della certezza della identità personale delle parti, o la dichiarazione di averne accertata l’identità a mezzo dei fidefacenti, ai sensi dell’art. 49 L.N.
– l’indicazione, almeno per la prima volta, in lettere per esteso, delle date, somme e quantità delle cose oggetto dell’atto, e la designazione precisa delle stesse;
– l’indicazione dei titoli e delle scritture che si inseriscono nell’atto;
– la menzione della lettura alle parti, presenti i testimoni se intervenuti, dell’atto e degli eventuali allegati, salva dispensa datane dalle parti per questi ultimi. Il notaio può affidare ad altri la suddetta lettura solo nel caso in cui abbia scritto l’atto personalmente a mano;
– la menzione che l’atto è stato scritto dal notaio o da persona di sua fiducia, e l’indicazione dei fogli di cui l’atto consta e delle pagine scritte;
– la sottoscrizione mediante apposizione del nome e cognome, sia sull’atto che sugli allegati non autentici o pubblici o registrati, delle parti, dei fidefacenti, dell’interprete, dei testimoni e del notaio. La firma del notaio inoltre deve essere munita dell’impronta del suo sigillo (art. 52 L.N.). Nel caso in cui l’atto consti di più fogli, le sottoscrizioni andranno apposte a margine dei fogli non portanti le sottoscrizioni finali. Le parti, qualora eccedano il numero di sei e siano in grado di sottoscrivere, potranno delegare alcune di esse a sottoscrivere anche in loro vece. L’indicazione dell’ora di sottoscrizione è obbligatoria per gli atti di ultima volontà, mentre viene riportata anche negli altri atti solo se il notaio lo ritenga opportuno o sia espressamente richiesta dalle parti.
La L.N. prescrive inoltre le modalità per l’intervento dei testimoni e dei fidefacenti (artt. da 47 a 50 L.N.), per la redazione dell’atto notarile e per le eventuali correzioni od annotazioni (artt. 53 e 59 L.N.), e disciplina l’intervento nell’atto di parti straniere (artt. 54 e 55 L.N.), di sordi (art. 56 L.N.), e di muti o sordomuti (art. 57 L.N.).
Deve essere inoltre ricordato che la normativa sopra esposta non esaurisce la legislazione in tema di forma dell’atto pubblico: così, ad esempio, la forma del testamento pubblico è disciplinata anche dall’art. 603 c.c., giusta il rimando contenuto nell’art. 60 L.N.
L’attività notarile comprende anche l’autenticazione delle firme apposte ad una scrittura privata, nelle tre differenti forme di autentica formale, autentica amministrativa, ed autentica minore (c.d. «vera di firma»). E’ importante sottolineare come il notaio, anche quando autentica le firme di una scrittura privata, è comunque tenuto a prestare la propria opera con le stesse modalità di controllo e verifica richieste per la redazione dell’atto pubblico.

Nullità dell’atto
L’art. 58 L.N. elenca espressamente le cause di nullità dell’atto notarile, e precisamente:
– ricevimento da parte del notaio prima della sua iscrizione nel Ruolo
– ricevimento da parte di notaio cessato dall’esercizio, dopo la pubblicazione di tale cessazione sulla Gazzetta Ufficiale
violazione dell’art. 28, n. 2, L.N. Viene invece sanzionata la nullità della sola disposizione invalida in caso di violazione dell’art. 28, n. 3, L.N. (v. infra § 18)
– violazione degli artt. 27 (atto ricevuto fuori dal Distretto di appartenenza), 47 (atto non ricevuto in presenza delle parti, e dei testimoni, se necessari; mancata indagine della volontà delle parti; mancata direzione personale da parte del notaio della compilazione integrale dell’atto), 48 (mancata o incompleta rinuncia all’assistenza dei testimoni; mancata menzione dell’accordo delle parti in ordine alla suddetta rinuncia), 50 (intervento di testimoni o fidefacenti privi dei requisiti richiesti), 51 n. 10 (inosservanza delle disposizioni in ordine alla sottoscrizione di parti, fidefacenti, interprete, testimoni e notaio), 51 n. 11 (mancata indicazione dell’ora di sottoscrizione degli atti di ultima volontà), 54 e 55 (inosservanza delle disposizioni che regolano l’intervento di persone che non conoscono la lingua italiana, e la cui lingua sia conosciuta oppure no dal notaio), 56 (inosservanza delle disposizioni sui sordi), 57 (inosservanza delle disposizioni sui muti e sordomuti)
– mancanza della data o dell’indicazione del Comune in cui è stato ricevuto
– mancata lettura dell’atto alle parti, in presenza dei testimoni se intervenuti
Alle cause di nullità dell’atto notarile previste dalla L.N. devono poi essere aggiunte quelle previste dalle leggi speciali. In particolare, assumono estrema rilevanza per la loro frequente incidenza sulla pratica negoziale le cause di nullità previste dalla l. 28.2.1985, n. 47, in materia urbanistica, e dalla l. 26.6.1990, n. 165, in tema di avvenuta denuncia dei redditi relativi ad immobili urbani.
Deve infine essere ricordato che l’art. 2701 c.c. prevede la cosiddetta «conversione formale» dell’atto pubblico nullo, al quale, purché sottoscritto dalle parti, viene attribuita la medesima efficacia probatoria della scrittura privata autenticata.

Adempimenti
L’attuale tendenza del nostro legislatore appare indirizzata verso un sempre maggiore accrescimento a carico del notaio di adempimenti di carattere civile, fiscale, penale ed amministrativo, i quali peraltro non rientrano nella funzione notarile istituzionale di cui all’art. 1 L.N. e vanno a sommarsi agli adempimenti di carattere precipuamente notarile previsti dalla L.N.
Tale tendenza, se da un lato evidenzia la riconosciuta importanza ed affidabilità della funzione notarile al fine della realizzazione dell’interesse pubblico, dall’altro, derivando spesso da una non sempre condivisibile attitudine del legislatore a delegare al notaio funzioni che non gli sono proprie, rischia di snaturare la figura stessa del notaio. In particolare, l’indiscutibile efficienza palesata dal notariato è alla base dell’eccezionale incremento di adempimenti fiscali posti a carico dei notai a fronte della progressiva delega di competenze in detta materia da parte dello Stato al notariato stesso.
Tra gli adempimenti che la legislazione civile pone a carico del notaio vanno ricordati le pubblicazioni, le comunicazioni e le trasmissioni in materia successoria (artt. 620 ss. c.c. ed art. 7 disp. att. c.c.), l’iscrizione nel registro delle imprese di atti societari (artt. 2296, 2315, 2330, 2464, 2475 e 2519 c.c.), la trascrizione presso la Conservatoria dei Registri immobiliari (art. 2671 c.c.), la richiesta di annotazione delle convenzioni matrimoniali a margine dell’atto di matrimonio (art. 34-bis disp. att. c.c.).
Tra gli adempimenti fiscali vanno ricordati, in relazione agli atti ricevuti o autenticati nelle firme, l’obbligo di provvedere alla registrazione pagando la relativa imposta (art. 10 d.p.r. 26.4.1986, n. 131), l’obbligo di provvedere alla trascrizione ed alla presentazione della voltura catastale pagando le relative imposte (artt. 6 e 11 del d. lgs. 31.10.1990, n. 347), la denuncia alle imposte indirette degli atti societari costitutivi e modificativi (art. 36 del d.p.r. 29.9.1973, n. 600), l’obbligo di richiedere alle parti il codice fiscale (art. 11 del d.p.r. 29.9.1973, n. 605, successivamente modificato), l’obbligo di pagare la tassa di concessione governativa per gli atti emessi che ne siano soggetti (art. 9 del d.p.r. 26.10.1972, n. 641), l’obbligo di provvedere alla regolarizzazione degli atti non in regola con l’imposta di bollo (art. 19 del suddetto d.p.r. 26.10.1972, n. 642), l’obbligo di iscrivere in apposito repertorio tutti gli atti ricevuti od autenticati soggetti a registrazione a termine fisso, e di presentare il suddetto repertorio all’Ufficio del registro ogni quattro mesi (artt. 67 e 68 del citato d.p.r. n. 131 del 1986).
Per quanto concerne gli adempimenti precipuamente notarili, la L.N. prevede i seguenti, volti prevalentemente ad assicurare la custodia degli atti e dei repertori.
– Custodia degli atti. A tal fine, gli atti devono essere rilegati in volumi per ordine cronologico. I testamenti pubblici, prima della morte del testatore, ed i testamenti segreti od olografi ricevuti in deposito, prima della loro apertura e pubblicazione, sono custoditi in fascicoli distinti, e successivamente vengono passati dal fascicolo e repertorio speciale a quello generale
– Tenuta e trasmissione dei repertori. La L.N. prevede innanzitutto la tenuta di due repertori a colonna, uno per gli atti tra vivi ed uno per gli atti di ultima volontà, nei quali il notaio dovrà giornalmente annotare gli atti ricevuti . Il notaio, entro il giorno 26 di ogni mese, deve trasmettere all’Archivio notarile distrettuale una copia dei repertori limitatamente alle annotazioni degli atti ricevuti nel mese precedente, oppure un certificato negativo nel caso in cui non abbia ricevuto alcun atto (art. 65 L.N.). Il notaio inoltre entro il mese successivo a ciascun quadrimestre deve presentare il repertorio degli atti tra vivi al competente Ufficio del Registro, che accerta la regolarità delle registrazioni degli atti (art. 68 del d.p.r. 26.4.1986, n. 131)
– Tenuta e trasmissione dei registri. Oltre ai repertori di cui sopra, il notaio deve tenere un registro in cui segnare giornalmente con numerazione progressiva le somme ed i valori che gli siano stati affidati. Di tale registro il notaio, alla fine di ciascun trimestre e non oltre il ventesimo giorno del mese successivo, deve trasmettere un estratto al Presidente del Consiglio notarile ed al capo dell’Archivio notarile distrettuale (art. 65 L.N.).Altri registri che il notaio deve tenere sono gli indici alfabetici delle parti degli atti tra vivi e degli atti di ultima volontà, il registro delle girate di titoli azionari di cui all’art. 28 del r.d. 29.3.1942, n. 239. Va infine ricordato che il notaio deve tenere i registri fiscali che il legislatore prescrive per tutti i liberi professionisti .
Ispezioni. V. infra

Pene disciplinari
L’accresciuto numero di adempimenti che il legislatore è andato ponendo a carico del notaio ha comportato un conseguente e non indifferente incremento delle ipotesi di responsabilità cui il notaio stesso si espone nell’esercizio della propria funzione.
In particolare, oltre ai vari casi di responsabilità sotto il profilo disciplinare di cui alla L.N. ed alle numerose ipotesi di responsabilità civile e penale discendenti dalla qualifica del notaio quale pubblico ufficiale, appaiono decisamente aumentate negli ultimi anni anche le ipotesi di responsabilità civile, penale e fiscale dipendenti dai nuovi adempimenti che il notaio è stato chiamato ad assolvere.
L’art. 135 L.N. prevede le seguenti pene disciplinari a carico dei notai che abbiano mancato ai propri doveri:
– avvertimento (art. 136, comma 1°, L.N.): consiste in un rimprovero al notaio per la mancanza commessa, con l’esortazione a non commetterlo ulteriormente
– censura (art. 136, comma 2°, L.N.): consiste in una dichiarazione formale di biasimo del notaio per la mancanza commessa. L’avvertimento e la censura sono comminate, oltre che nei casi in cui siano espressamente previste, anche per quelle infrazioni che la L.N. non ha fornito di una specifica sanzione
– ammenda (art. 137 L.N.): consiste in una pena pecuniaria, di varia entità, che viene comminata al notaio che si renda responsabile delle contravvenzioni indicate dagli artt. 80 e 137 L.N. e 261 R.N
– sospensione (art. 138 L.N.): consiste una causa di temporanea cessazione dall’esercizio della funzione notarile, per un periodo di tempo variabile tra un mese ed un anno a seconda della gravità della infrazione commessa
– inabilitazione (artt. 139, 140 e 141 L.N.): consiste in una causa di temporanea cessazione dall’esercizio della funzione notarile. Essa può essere di diritto, nei casi indicati nell’art. 139 L.N., oppure facoltativa, nei casi indicati nell’art. 140 L.N. Anche se disciplinata dalla L.N. tra le pene disciplinari, l’inabilitazione si configura in realtà come una misura cautelare oppure accessoria rispetto ad una condanna penale, ed in questo si distingue dalla sospensione, che ha carattere di sanzione. Una volta cessati i motivi di inabilitazione il notaio, ai sensi dell’art. 263 R.N., potrà chiedere la riammissione senza dovere sostenere un nuovo concorso
– destituzione (art. 142 L.N.): consiste nella cessazione definitiva dall’esercizio della funzione notarile, e viene comminata per mancanze più gravi, indicate dall’art. 142 L.N. Il notaio destituito può peraltro ottenere la riabilitazione all’esercizio notarile con deliberazione del Consiglio notarile nei casi indicati dall’art. 159 L.N. Il provvedimento di riabilitazione peraltro non consente l’automatica riassunzione delle proprie funzioni notarili da parte del notaio destituito, il quale pertanto a tale scopo deve nuovamente sostenere con esito favorevole il concorso di nomina per esame
L’autorità competente alla comminazione delle pene disciplinari è il Consiglio notarile presso il quale è iscritto il notaio per quanto riguarda l’avvertimento e la censura (art. 148 L.N.), ed il Tribunale civile nella cui giurisdizione si trova il Consiglio notarile presso il quale è iscritto il notaio per quanto riguarda l’ammenda, la sospensione e la destituzione (art. 151 L.N.). Il notaio potrà proporre reclamo contri i suddetti provvedimenti rispettivamente al Tribunale (art. 150 L.N.) ed alla Corte d’Appello (art. 155 L.N.).
L’art. 145 L.N. prevede poi come aggravante della mancanza del notaio la recidiva, che ricorre allorquando il notaio commetta una nuova infrazione nei cinque anni dalla precedente condanna.
Vigilanza ed ispezioni
La rilevanza pubblica della funzione notarile comporta la previsione di un preciso sistema di vigilanza sull’operato dei notai, dei Consigli notarili e degli Archivi notarili.
Innanzitutto, ogni notaio, che è personalmente responsabile del versamento delle imposte dovute per tutti gli atti da lui ricevuti, deve esibire ogni 4 mesi il suo repertorio all’Ufficio del Registro competente, il quale verifica se il notaio abbia correttamente versato tutte le imposte relative agli atti da lui stipulati nel medesimo periodo.
Inoltre, l’art. 127 sancisce i poteri di vigilanza sia del Ministro di grazia e giustizia sia dei Procuratori Generali presso le Corti d’Appello e dei Procuratori della Repubblica, nei limiti delle rispettive giurisdizioni. Il primo esercita la vigilanza su tutti i notai, i Consigli notarili e gli Archivi notarili, i secondi esercitano la vigilanza nei limiti delle rispettive giurisdizioni. Tale vigilanza viene esercitata mediante l’effettuazione di ispezioni (art. 127 L.N.) e la presa o promozione di quelle determinazioni ritenute più convenienti ed efficaci per assicurare il buon andamento dei Consigli, Archivi ed Uffici notarili (art. 249 R.N.).
Il controllo sui singoli notai viene inoltre esercitato sia dal Consiglio notarile che dall’Archivio notarile competenti per territorio. Al Consiglio notarile spetta infatti, ex art. 93, nn. 1 e 2, L.N. il potere di controllo sulla condotta dei notai e dei praticanti.
Agli Archivi notarili invece è demandato il còmpito di effettuare ispezioni che, a differenza di quelle disposte dal Ministro di grazia e giustizia, sono di carattere periodico. Tali ispezioni, da eseguirsi nel primo semestre successivo ad ogni biennio, sono finalizzate in particolare ad accertare che siano state osservate le disposizioni di legge in relazione alla redazione ed alla conservazione dei repertori, dei registri e degli atti rogati nell’ultimo biennio, ed alla riscossione ed al versamento delle tasse.
A tal fine, ciascun notaio ha l’obbligo, la cui violazione è sanzionata con la sospensione, di presentare i suddetti documenti all’Archivio notarile, presso il quale viene effettuata l’ispezione con le modalità indicate dagli artt. 128 e ss. L.N. Di ciascuna ispezione viene redatto il relativo verbale in due originali, dei quali uno viene depositato presso l’Archivio notarile, e l’altro viene immediatamente trasmesso al Procuratore della Repubblica, il quale promuove i provvedimenti disciplinari per le eventuali contravvenzioni rilevate e trasmette entro il 31 luglio di ogni anno una relazione sull’andamento generale del servizio notarile nel Distretto al Procuratore Generale. Questo a sua volta inoltra entro il 31 agosto di ogni anno al Ministro di grazia e giustizia un rapporto particolareggiato sull’esito delle operazioni (artt. 253 e 254 R.N.).
Appare importante sottolineare infine che tutti i notai d’Italia, pur non esistendo un obbligo giuridico in tale senso, sono assicurati per i danni colposi eventualmente causati nell’esercizio delle loro funzioni attraverso una polizza stipulata direttamente dal Consiglio Nazionale con i Lloyd di Londra. Per fare fronte invece all’eventualità di danni causati da fatto doloso, è stato istituito un fondo di garanzia che risarcisce anche coloro che siano stati vittime di un comportamento del notaio tale dal non essere coperto dalla suddetta assicurazione.

Deontologia
Originariamente, la disciplina in tema di deontologia notarile era basata sul disposto dell’art. 147 L.N., concepito come norma di chiusura per sanzionare l’illecita concorrenza tra i notai (tramite riduzioni di onorari, utilizzo di procacciatori di affari e pubblicità) ed in generale tutti quei comportamenti che, pur non espressamente colpiti da sanzioni disciplinari, potessero compromettere la dignità e reputazione del notaio ed il decoro e il prestigio della classe notarile.
L’evoluzione della funzione notarile aveva peraltro palesato l’insufficienza di detta norma a disciplinare compiutamente la materia in esame. Di conseguenza, il notariato italiano aveva avvertito in misura sempre più pressante l’esigenza di individuare nuove e più rigorose regole che disciplinassero i molteplici aspetti dell’esercizio della funzione notarile moderna, al fine di assicurare quella garanzia di correttezza, imparzialità e decoro che soli giustificano l’attribuzione al notaio della sua posizione preminente.
L’art. 16 della l. 27.6.1991, n. 220, ha pertanto consentito al Consiglio nazionale del notariato di elaborare un codice deontologico divenuto ormai indispensabile a fronte delle molteplici competenze e connesse responsabilità assegnate alla funzione notarile moderna. Tali princìpi riguardano la vita pubblica e privata del notaio, il luogo della sua attività (e segnatamente il recapito), la concorrenza, i rapporti professionali tra notai e con gli organi di categoria e le parti, le modalità di assunzione dell’incarico professionale, ed il ricevimento di determinate categorie di atti nei confronti dei quali appare più sentita l’esigenza di una disciplina più puntuale (in particolare gli atti relativi ad autoveicoli). Fonte: notaio.it

(a cura di Franco Zatini) nw048 (2006)

PER SAPERE DI PIU’
L’Interpretariato dell’atto notarile

Newsletter della Storia dei Sordi n.48 dell’8 giugno 2006